4 conseils pour organiser un onboarding à distance

4 conseils pour organiser un onboarding à distance

L'onboarding, ou processus d'intégration d’un nouveau collaborateur en entreprise, joue un rôle crucial dans le succès à long terme tant des employés que de l'entreprise.

Il est conçu pour accueillir le nouvel employé et lui fournir toutes les clés nécessaires pour entamer ses nouvelles missions avec succès.

Ainsi, un onboarding réussi facilite l'intégration, favorise un sentiment d'appartenance et valorise les nouveaux arrivants au sein de l'équipe qui se sentiront les bienvenus dans l’entreprise.

Cependant, avec le télétravail devenant la nouvelle norme dans le monde professionnel, organiser et suivre un onboarding à distance représente un défi de taille.

Voici donc tous nos conseils pour organiser un onboarding réussi à distance.

1. La préparation de l’onboarding en amont, la clé du succès

La réussite d'un onboarding à distance commence bien avant le premier jour du nouveau collaborateur. La phase d’intégration des nouveaux arrivants doit donc être pensée par le service RH en amont de leur première semaine.

Avant de l’accueillir dans votre organisation, assurez-vous qu’il reçoive tout le matériel nécessaire à ses missions (ordinateur, accès aux logiciels, etc.). Vous pouvez aussi lui faire faire une visite des locaux en visio et, le cas échéant, mettre en relation toutes les nouvelles recrues.

Pour être sûr de n’avoir rien oublié, vous pouvez en plus organiser une vérification technique pour éviter tout problème de connexion lors de son premier jour.

Vous pouvez en plus créer un guide d'onboarding numérique (livret d’accueil digital) qui comprendra toutes les informations importantes sur l'entreprise, le programme des premières semaines, les contacts des collaborateurs clés (notamment le service RH), et les ressources utiles.

Pour rassurer le nouvel arrivant dans sa prise de poste, le mieux est de lui fournir un agenda clair des activités et des réunions prévues durant ses premiers jours et semaines avec les canaux de communication utilisés de coutume dans votre entreprise (email, Slack, etc.) et encouragez leur utilisation pour toute question ou besoin d'aide ! Plus la description du poste de travail à distance sera détaillée, plus il y a de chance que l’intégration des nouveaux recrutés soit réussie.

1. L’intégration à l'équipe et à la culture d'entreprise

Dans les premières heures ou premiers jours de son arrivée en fonction des possibilités, organisez des rencontres virtuelles individuelles ou en petits groupes avec les autres membres de l'équipe, y compris la direction.

L’objectif est de favoriser les connexions directes et personnelles.

Durant cette première rencontre virtuelle vous pouvez intégrer quelques éléments sous forme de présentations ou de discussions informelles, pour transmettre les valeurs, les attentes et la culture de l’entreprise.

1. Le parcours de formation à la prise de poste

L’un des points, si ce n’est le plus important !

Naviguer à l'aveugle dans un nouveau poste et chercher constamment des informations peut s'avérer extrêmement chronophage pour un nouvel arrivant et conduire à la démotivation par la perte de temps qu'elle engendre.

Alors prenez le temps de développer un parcours d'apprentissage personnalisé pour chaque nouveau collaborateur, en incluant des formations spécifiques au poste ainsi que des modules plus généraux sur l'entreprise.

Et surtout, assurez un suivi régulier et un soutien continu, notamment via un système de mentorat ou de parrainage entre membres de l’équipe.

Ces moments de feedback réguliers vont permettre de discuter des progrès, des difficultés rencontrées et des besoins supplémentaires.

1. L’importance de créer des moments de convivialité

Même à distance, les moments informels sont cruciaux !

Pensez à organiser des pauses café virtuelles, des déjeuners à distance ou des jeux en ligne pour détendre l'atmosphère et renforcer l'esprit d'équipe.

D’ailleurs chez Prizoners Studio, nous avons développé une large gamme de team building virtuels pour justement permettre de créer du lien et un esprit collectif pour toutes les équipes qui travaillent à distance. Alors, n’hésitez pas à nous demander des conseils.

Les risques d’un onboarding raté

Une mauvaise intégration des nouveaux membres peut avoir des conséquences regrettables pour l’entreprise comme un taux de turn over qui augmente, une marque employeur qui se dégrade ou encore un candidat recruté dont les performances et la productivité ne suivent pas car il n’a pas bien été briefé.

En conclusion

L'onboarding à distance, bien qu'il présente des défis, offre également une opportunité unique de renforcer la culture d'entreprise et d'assurer une intégration réussie des nouveaux employés. Le tout dans un environnement de travail plus flexible qu’en présentiel.

En suivant ces conseils, vous poserez les bases d'une expérience d'onboarding efficace qui bénéficiera tant aux employés qu'à l'organisation dans son ensemble.

Prizoners Studio créé également pour les professionnels des jeux de recrutement ou encore des business games pour tous les types de contenus d’entreprise.

Sources :

https://www.digitalrecruiters.com/blog/quest-ce-quun-bon-processus-donboarding

https://fleet.co/blog/reussir-onboarding-distance